Un modelo de aplicación de la tecnología de la información a las pymes

Son muchos los esfuerzos que, desde distintas instancias y entidades, se están llevando a cabo para integrar en las Pymes los avances que suponen la Tecnología de la Información.

Recientemente, en la sede del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio tuvo lugar una reunión de la Conferencia Sectorial de la Pequeña y Mediana Empresa que estuvo presidida por el Ministro José Montilla. En dicha reunión se puso de relieve el aumento, este año, de los fondos FEDER un 3,15 por ciento respecto a 2004, por lo que se dedicarán al programa 62 millones de euros en 2.005.

Sin embargo, son muchas las opiniones que se hacen eco de un grave problema: el bajo nivel de implantación de las TIC en las Pymes. Aunque el 75% de las empresas están conectadas a Internet, la Unión Internacional de Telecomunicaciones indica que España ocupa el puesto 14 de 15 (17 de 25 en la nueva unión Europea) y el 29 a nivel mundial.

Como es obvio, son muchas las voces que lanzan la pregunta inmediata: ¿A que se debe este retraso? Y también hay muchas respuestas, la mayoría muy bien documentadas, que explican este fenómeno.

Sin embargo, es interesante aportar aquí los datos de una experiencia "mas cercana al suelo" que está realizando una entidad privada y que se lleva a cabo con un número limitado de sus clientes.

Esa experiencia parte de analizar, de forma muy sencilla, una de las causas de la baja implantación de la TIC en las Pymes. Y la primera de las razones es la "interpretación" que el empresario de una pequeña empresa hace de lo que, según la información que le llega, es para él la aplicación de Internet para su actividad.

A diario, se llenan páginas y artículos hablando de las ventajas del comercio electrónico, B2B, los CRM, venta, postventa y atención al cliente por Internet, y todas las magnificas utilidades que proporciona este medio al mundo de los negocios. Pero muchas Pymes perciben un estado propio muy incipiente ante estas tecnologías y su aplicación práctica. Incluso, ante la propuesta de ponerse al día en dichas tecnologías, las Pymes consideran que no tienen casi utilidad para su negocio.

Es por ello que el primer paso es demostrar la utilidad, que se vean las aplicaciones prácticas "EN SU CASO" y no como un modelo que aplican las grandes empresas y que ellos deben mimetizar.

Adicionalmente, las Pymes necesitan optimizar sus escasos recursos y obtener resultados de sus inversiones, y en un plazo menor que el que dispone la empresa de mayor tamaño. La aplicación de los medios de que disponen se debe centrar en las necesidades más operativas, las que hagan prosperar su negocio. Por consecuencia, se ve limitado el acceso a personal propio de la máxima cualificación o, en su defecto, a asesorías externas que puedan aportar el conocimiento necesario para el crecimiento de la Pymes.

Ante esta problemática, se ha generado una experiencia, aún en un nivel de "prueba piloto", que intenta paliar las carencias citadas, apoyándose en el uso de las TIC de forma progresiva y planificada.

Describir el sistema diseñado en toda su amplitud excedería el espacio destinado a este escrito, por lo que se explica brevemente la metodología aplicada.

Una vez lograda la sensibilización de un colectivo de empresas Pymes, basada en el aporte de la información mas completa, el punto de partida ha sido la identificación de unas áreas prioritarias de actuación para ese grupo de Pymes que aceptaron participar en la experiencia. De mutuo acuerdo, se definieron las siguientes áreas: Gerencial, Comercial-Marketing, Financiera y Formación de empleados.

Para cada área, el equipo gestor del proyecto ha diseñado unos cuestionarios, breves pero efectivos, a través de los cuales efectuar un diagnóstico de la situación inicial de cada empresa. Es importante destacar que, desde el inicio, las comunicaciones se han realizado vía Internet, para optimizar tiempos y dotar de operatividad al proyecto.

La siguiente fase, una vez analizados los datos, se ha centrado en el diagnóstico y recomendaciones para cada empresa, y teniendo muy en cuenta los objetivos de cada una a corto y medio plazo. De esta forma, se ha creado un "Cuadro de Mando" que permita medir con benchmarking la efectividad y los resultados que se logren.

En tercer lugar, aceptados los diagnósticos y recomendaciones, han sido los propios directivos de las Pymes quienes han elaborado su Plan Estratégico, pero con la tutoría por Internet del equipo de "Seniors" que monitoriza el proyecto. De esta forma y en tiempo real, las empresas participantes verifican la operatividad del sistema y la optimización de recursos, sobre todo del tiempo dedicado a estas acciones.

Es importante destacar que se ha aplicado un modelo más cercano al de "Interim Management", es decir, personalizando la tutoría en cada caso. Con ello, la pyme puede contar con la aportación profesional de profesionales muy experimentados y que, por su nivel salarial, no podría incorporar a su plantilla.

Otro elemento a destacar es la aplicación de soluciones formativas, dado que las actuaciones presenciales en todos los cursos y seminarios precisados, suponían un problema importante al tener que dedicar tiempo para seguir los programas propuestos de cada una de las áreas consideradas como primordiales.

Para solventar este problema, se ha optado por diseñar un modelo formativo absolutamente personalizado, con un método en el que el programa se adapta al "caso" de cada entidad. De esta forma, se puede reducir el tiempo presencial y completar la formación a través del análisis y seguimiento del caso planteado, con lo que la formación deviene mucho más práctica y efectiva a corto plazo.

Otra soluciones han sido la creación y aplicación de documentos de fácil cumplimentación y con grandes dosis de "auto evaluación" destacando los ya citados de Cuadro de Mando (Área Gerencial), Contabilidad (Área Financiera) y de Ventas (Área Comercial Marketing)

En la actualidad, el proyecto está a punto de cerrar la primera etapa, habiéndose logrado una sensible mejora en la gestión de los implicados, además de concienciar a todos los empleados de que la credibilidad de la implantación de la T.I.C. sea un hecho aceptado de forma unánime. Es decir, se ha producido una total aceptación de un postulado básico al comienzo del proyecto, como es el poder demostrar que estas técnicas y herramientas son claves en el desarrollo y competitividad de las Pymes, y no algo que está solo al alcance de las grandes empresas.

Con ello, se podrá pasar a las siguientes fases, en las que se incorporarán otras aplicaciones como la relación con los consumidores, mejora de los procesos de Marketing hacia el mercado, comercio electrónico, CRM. etc.